La Psicología del Desorden – Parte II

Hace dos semanas compartí mi experiencia y comentarios acerca de las mentes desordenadas y de cómo la desorganización es una característica positiva en algunas personas. El desorden para algunos psicólogos que han estudiado del tema, es considerado una referencia de personas inteligentes y creativas.

Ahora bien, en este post quiero compartir el lado negativo que representa el ser desorganizado en algunas de áreas como el trabajo, y algunas ideas de cómo atacar el desorden en nuestro lugar de mayor permanencia del día.

¿Qué es el comportamiento desorganizado en el lugar de trabajo?
El comportamiento desorganizado en el lugar de trabajo es la conducta de un empleado que carece de orden, consistencia y planificación, y comúnmente conduce a la confusión y el desorden. Un empleado desorganizado puede tener dificultades para mantener los materiales ordenados, limpios y accesibles, y seguir una serie de pasos para lograr una meta. Debido a que su comportamiento puede ser difícil de predecir, los empleados desorganizados pueden no ser confiables. El comportamiento desorganizado puede ocurrir en cualquier lugar de trabajo y puede afectar las relaciones laborales, la productividad del equipo y el desempeño de la empresa.

Señales de comportamiento desorganizado en el lugar de trabajo
A pesar de que pueden ser buenos en su trabajo, a algunos personas les puede resultar difícil mantenerse organizados en el trabajo. Aquí hay algunas señales de que puedes tener un compañero de trabajo desorganizado:

• Hay desorden en y alrededor del escritorio.
• Olvida los plazos para terminar proyectos o enviar trabajos.
• A menudo llega tarde o se ausenta, o reprograma reuniones con frecuencia.
• Confusión sobre objetivos y protocolos.
• Se excede del presupuesto y gasta demasiado dinero y recursos en proyectos.
• Recibe un alto número de quejas de los clientes.
• Su producto de trabajo es de baja calidad y poco profesional.
• Extravia o pierde información, o se toma demasiado tiempo para buscar algo.
• Se percibe altos niveles de estrés, o el empleado tiene mucha dificultad en concentrarse en el trabajo.
• No esta preparado para las reuniones y olvida traer materiales, o trae los materiales equivocados

Maneras de prevenir el comportamiento desorganizado en el lugar de trabajo (o en casa)
Cuando se piensa en estrategias para evitar la desorganización, es importante primero hablarlo con tu supervisor para asegurarse de que pueden implementarse. Aquí hay algunas formas útiles de prevenir la desorganización:

• Desarrolla protocolos: crea procedimientos operativos estándar, por escrito, para las tareas y asegúrate de que todos sus compañeros de trabajo los conozcan. Esto puede ayudar especialmente a los empleados más nuevos a comprender las formas de hacer las actividades correctamente en tu organización.
• Digitaliza la información: usa sistemas digitales para transmitir y organizar la información para reducir el desorden y ahorrar espacio. Haz una copia de seguridad de tu computadora para guardar información en caso de que se bloquee la computadora.
• Usa calendarios: considera mantener un calendario de pared grande en un espacio público para que todos lo vean y se mantengan actualizados sobre eventos y fechas límite. También es una buena idea que los empleados tengan calendarios y agendas personales, digitales y en papel, para que puedan realizar un seguimiento de las reuniones y las fechas de vencimiento y compartir sus horarios con los demás.

Algunas sugerencias de plataformas que he usado en el pasado: Outlook, ClickUp, Microsoft Teams, Jira.

• Usa listas de tareas pendientes: es útil escribir una lista de tareas pendientes, con elementos en orden de importancia, todos los días para las tareas que necesita completar ese día. También puedes crear una lista de tareas pendientes semanal o mensual para equilibrar las tareas a largo plazo y ayudar a segmentar un gran proyecto en entregas más pequeñas y fáciles.
• Establece recordatorios: crea configuraciones en tu correo electrónico, teléfono, computadora u otros dispositivos para recordarte de tu lista de tareas pendientes, las fechas de vencimiento y otra información importante. Esto puede ayudarte a recordar tambien de reuniones importantes y completar tu trabajo a tiempo.
• Crea agendas de reuniones: si estás liderando una reunión, puede ser útil enviar a todos los involucrados una agenda o una lista simple con viñetas de lo que te gustaría tratar en la reunión. Esto puede ayudar a los otros a preparar la información adecuada para tener una reunión productiva.
• Envía correos electrónicos de resumen: después de una reunión, envía por correo electrónico un resumen de tu interpretación de las decisiones de la reunión y cualquier tarea que planeas completar. Esto puede ayudar a tus compañeros de trabajo y supervisores a comprender las tareas de las que estás a cargo de un proyecto.
• Invierte en suministros de oficina: Los suministros como archivadores y carpetas de archivos con etiquetas pueden ayudarte a organizar papeles y otra información. También puedes usar bolígrafos de diferentes colores para codificar la información por categoría para ayudar a organizarla.
• Mantén los materiales en ciertos lugares: determina un lugar permanente para los suministros para que todos sepan dónde encontrarlos. Etiquetar estos lugares y guardar los suministros después de usarlos puede ayudar a mantener un lugar de trabajo limpio y organizado.
• Tómate un tiempo para ordenar tu escritorio: Puede ayudar a prevenir la desorganización si ordenas tu escritorio de vez en cuando todas las semanas. Esto significa tirar los papeles que ya no se necesitan, volver a colocar los artículos extraviados en su lugar y deshacerse de cualquier desorden adicional.

Crear y seguir sistemas de organización puede ayudar a reducir el estrés, mejorar la felicidad y aumentar la productividad en el lugar de trabajo. Mantenerse organizado también puede permitir que un equipo colabore de manera efectiva y alcance sus objetivos de trabajo.